Seguridad y destrucción de documentos confidenciales en la industria de la salud

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¿Qué es un expediente médico?

Acuerdo a expertos de DIM, una empresa de destrucción de documentos, un “historial médico” es un término general para toda la información recopilada sobre un paciente con el propósito de tratar a ese paciente, incluyendo:

  • Notas de progreso
  • Cartas de especialistas y otras correspondencias
  • Resultados de la prueba
  • Rayos X y exploraciones
  • Fotografías
  • Grabaciones digitales
  • Libros de citas y cuentas de pacientes

Según los expertos de destrucción de documentos, los registros médicos deben incluir la siguiente información:

  • Identificación del paciente
  • Información relevante para el diagnóstico o tratamiento
  • Plan de tratamiento
  • Medicación y niveles de dosificación
  • Información y asesoramiento, discusiones de consentimiento
  • Detalles de cualquier procedimiento médico o quirúrgico
  • Resumen de salud que es fácilmente accesible, incluyendo historia significativa, medicamentos, alergias

¿Cómo deben almacenarse los registros médicos?

Los registros médicos pueden guardarse en papel o en formato electrónico, o una combinación de ambos que sea fácil para destrucción de documentos. Cuando se utiliza un “híbrido” de registros de papel y electrónicos, se requiere un sistema para hacer una referencia cruzada a los registros de cada paciente.

¿Cuánto tiempo deben mantenerse los registros médicos?

Los registros médicos deben ser conservados durante el tiempo requerido por la legislación pertinente del estado o del territorio para destrucción de documentos confidenciales. Por lo general, esto significa que los expedientes médicos inactivos del paciente individual deben mantenerse hasta que el paciente haya alcanzado la edad de 25 años o por un mínimo de siete años desde el último contacto, lo que sea más largo.

Destrucción de documentos confidenciales o registros médicos en papel

Se permite la eliminación de copias en papel de notas que se han transferido o escaneado en los registros electrónicos siempre y cuando la destrucción de documentos se haga de una manera que preserve la confidencialidad y cumpla con los requisitos legales. Se debe mantener un registro de todos los registros que se han destruido.

Mantener registros médicos seguros

Las organizaciones que tienen información de salud deben tomar medidas razonables para proteger la información de la pérdida y el uso no autorizado o divulgación. Según expertos de destrucción de documentos, para garantizar que los registros electrónicos se mantengan a salvo de daños, pérdida o robo, debe realizarse una copia de seguridad completa del registro de la computadora y de los discos de copia de seguridad almacenados fuera del sitio. Las computadoras deben estar protegidas por contraseña y las contraseñas cambiarán de forma regular.

Busque asesoramiento de un especialista en TI en relación con la protección contra el acceso no autorizado, la modificación de registros, virus informáticos, firewalls y la calidad de resolución de los documentos escaneados o ayuda de una empresa profesional de destrucción de documentos.

 

 

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