La destrucción de papel: Regulaciones y Cumplimiento Legal

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La mayoría de las empresas, independientemente de su tamaño, recogen información confidencial de los clientes y los empleados sin contar con servicios de empresa de destrucción de papel para destrucción de documentación confidencial. Esto incluye los nombres, fechas de nacimiento, direcciones, números de seguridad social y mucho más. En las manos equivocadas, esta información puede causar un montón de problemas con el robo de identidad, tanto para el individuo y la sociedad.

Según expertos de empresa de destrucción de papel, varias leyes están en su lugar de dictar cómo la información confidencial se almacena y asegurada, y, cuando llegue el momento, hacer la destrucción de documentación confidencial. Muchas industrias tienen sus regulaciones de destrucción de documentación confidencial también, como la industria médica (HIPAA), la industria de crédito (FACTA), la industria bancaria (GLAB) y agencias gubernamentales (GSA).

También es importante tener en cuenta que con los grandes avances en la tecnología, la destrucción de documentación confidencial se extiende más allá de los archivos de papel, sino que también incluye dispositivos de almacenamiento digital, tales como unidades de disco, / DVDs, unidades flash USB de disco de CD y ordenadores portátiles. Algunas empresas de destrucción de papel también pueden destruir los prototipos y muestras de productos para ayudar a proteger secretos de la compañía.

Una buena política de gestión de documentos es útil con la formación de los empleados de cómo manejar materiales delicados. Estas son algunas de las normas a tener en cuenta al crear las políticas y procedimientos con la ayuda de empresa de destrucción de papel.

Servicios de NAID-Certificados

La Asociación Nacional para la Destrucción de la Información, o NAID, es un grupo sin fines sin lucro que certifica documentos y otras empresas de destrucción de información privada. NAID asegura que compañías sigan todas las regulaciones gubernamentales, tanto federales como locales, y estén manteniendo todos los servicios de trituración y destrucción de documentación confidencial. Se requieren varias industrias para utilizar un servicio de destrucción de papel NAID-certificada, para cuidar de sus necesidades destrucción de documentación confidencial. Estos servicios están equipados y entrenados para cumplir con las regulaciones de privacidad de información, incluyendo HIPAA, FACTA, GLAB y GSA según expertos de Dim Destruición una empresa de destrucción de papel en México.

Tamaños de trituración

Algunas leyes regulan realmente el tamaño de la trituración necesaria para destrucción de documentación confidencial. Hay seis tamaños para elegir. El nivel 1 es una pizca de banda de corte estándar que se encuentra generalmente en trituradoras de papel. Esto está bien para el correo no deseado, pero la información más sensible requiere fragmentos más pequeños que son más difíciles de reconstruir. Nivel 5 es un pequeño fragmento de corte transversal, mientras que la más segura, Nivel 6, se refiere a menudo como confeti. HIPAA y otros documentos confidenciales requieren este nivel superior de la trituradora según expertos de Dim Destruición una empresa de destrucción de papel en México.

No ver, no mantener

Cuando es hora de destruir los documentos que contengan confidencialidad del cliente y la información de los empleados, estos archivos se necesitan proteger para que no caigan en las manos equivocadas antes de que puedan ser destruidos. Consolas aseguradas o contenedores de recogida, son una manera fácil de mantener la información segura. Con una pequeña ranura para deslizarse en el documento, estas consolas no se pueden abrir, excepto por una persona entrenada, certificada y autorizada. Incluso entonces, estos profesionales de empresa de destrucción de papel son instruidos para no manejar la información confidencial sino más bien transportar los contenedores hasta el punto de destrucción de documentación confidencial. Allí, los contenedores son desbloqueado e inmediatamente descargados para que el trabajador no maneja físicamente o vea los documentos. Esto reduce enormemente la posibilidad de que alguien sea capaz de agarrar esa información. También es un requisito para varias industrias.

Certificado de destrucción

Una vez que los archivos han sido destruidos, debes conservar el certificado de destrucción de documentación confidencial. Esta es la prueba física que has tomado todas las medidas necesarias y adecuadas para asegurar tus documentos importantes fueron triturados correctamente. Cada empresa de destrucción de papel NAID certificada, proporciona esta prueba. Mantenga este seguro ya que a menudo las industrias son auditadas para garantizar el cumplimiento. Si su empresa es auditada este certificado de destrucción es la prueba de que usted y su personal están siguiendo las reglas.

La mejor manera de prevenir el robo de identidad es ser precavido. Una forma de estar preparado es la implementación de políticas y procedimientos que son seguros y en línea con los requisitos y normativas legales de la empresa. Incluso si su empresa no está obligada a ser lo más cuidadosa con su información confidencial, las buenas prácticas con ayuda de empresa de destrucción de papel siempre traen otra capa de protección y tranquilidad.

 

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