Destrucción de documentos confidenciales de forma segura

Conocimiento pertenece al mundo
Tweet about this on TwitterShare on FacebookShare on LinkedInShare on Google+Share on StumbleUponShare on TumblrShare on RedditPin on PinterestEmail this to someone

Las piezas innecesarias de papel que se encuentren alrededor de la oficina son una molestia para cualquier empresa, ocupando un espacio valioso en la oficina y la creación de un entorno de oficina desorganizada. Sin embargo, algunas organizaciones pueden ser una tentativa de hacer destrucción de papel y hacer destrucción de documentos confidenciales. Una actitud prudente es muy sabia, ya que hay una serie de cuestiones que hay que abordar antes de eliminar un archivo de carácter sensible.

  • ¿Voy a necesitar esto de nuevo?
  • ¿Estoy haciendo una brecha de la Ley de Protección de Datos?
  • ¿Este documento ha terminado su ciclo de vida de retención?
  • ¿Este archivo contiene información confidencial?

Con estas preguntas en mente, es probable que tengas cuidado al hacer destrucción de papel. Sin embargo, existe una forma de garantizar la paz de la mente cuando se trata de hacer destrucción de documentos confidenciales – mediante la planificación de los siguientes criterios.

1.) Ciclo de Retención

El factor más importante a considerar antes de hacer destrucción de papel o archivo es la longitud de su ciclo de retención; legalmente una empresa es responsable de los planes de retención de todos sus documentos. Diferentes documentos tienen diferentes ciclos de retención. Por ejemplo, los extractos de cuenta deben mantenerse durante 2 años, mientras que tendrá que ser mantenidos de forma permanente un formulario de solicitud de los empleados.

Si usted está preocupado de que su negocio no tiene la experiencia o el tiempo para realizar un procedimiento de auditoría para determinar sus ciclos de retención de documentos y luego considerar el uso de una empresa de gestión de registros. Un servicio de gestión de registros profesional será capaz de auditar plenamente todos sus documentos, asegurándose de que su empresa se mantiene dentro de los parámetros legales de destrucción de documentos confidenciales.

2.) La Ley de Protección de Datos

Antes de hacer destrucción de documentos confidenciales de la empresa debe considerar los términos de la Ley de Protección de Datos , de lo contrario se podría correr el riesgo frente a una multa de hasta 500.000 pesos o incluso una pena de prisión según expertos de protección de datos personales en México. La violación de la Ley de Protección de Datos podría dañar seriamente la reputación de su empresa.

En 2014, el Grupo EVBA violó la Ley de Protección de Datos mediante el envío de un archivador a una instalación de reciclaje para ser destruidos. El archivero contenía detalles personales de los empleados. De acuerdo con un informe de prensa, Grupo EVBA enfrentó a la “humillación y publicidad perjudicial”. Como consecuencia, la empresa tuvo que firmar un acuerdo formal con el IFAI para asegurar que se tomen medidas para evitar que otra vez ocurra el incidente mencionen expertos de protección de datos personales en México

 

3.) Trituración del ciclo de vida

El seguimiento de la edad de registros es una parte esencial de gestión del ciclo de vida de registros. Los documentos sólo se deben tirar si exceden el período recomendado indicado en un plan de retención.

La destrucción de papel segura es la mejor manera de hacer destrucción de documentos confidenciales que contengan información sensible. Nunca – Jamás – simplemente puedes dejar documentos confidenciales de la empresa en una papelera. No sólo la trituración es la mejor manera de asegurar que información confidencial no se pierde, es también es mejor para el medio ambiente que simplemente tirar sus documentos en una cesta de papel de desecho en general.

Si usted tiene una gran cantidad de papeles confidenciales que necesita tener triturados entonces vale la pena pensar en la externalización de su destrucción de documentos confidenciales a una empresa de destrucción de papel.

 

4.) La Eliminación Digital

Parte de la información más confidencial de su empresa es probable que se almacene digitalmente. Por desgracia, en estos días no se puede simplemente confiar en el botón “Eliminar” para hacer efectiva el trabajo. Limpiando el disco duro de todos los datos o el uso de un programa que sobrescribe los datos de modo que no se puedan recuperar son opciones a considerar recomiendan expertos de protección de datos personales en México. Sin embargo, los dos métodos anteriores están en riesgo de error humano y la destrucción de los archivos incorrectos podría tener implicaciones perturbadoras.

Si usted está preocupado por la destrucción de los registros electrónicos de conformidad con los trámites legales continuación, busque en la externalización de sus servicios de copia de seguridad y almacenamiento de datos. Empresas de gestión de registros pueden hacer destrucción de papel , destruir los documentos electrónicos almacenados en una variedad de diferentes equipos, incluyendo: unidades USB, CD / DVD, discos duros, los rollos de película y cintas de los medios.

 

5.) Mantener los costos bajos

Nadie quiere pagar para deshacerse de artículos que ya no quieren, pero con las leyes de protección de datos en México eliminación efectiva más grave ahora es más importante que nunca. Mientras que algunos proveedores de almacenamiento cobran una prima para la trituración, nosotros proporcionamos servicio de destrucción de documentos confidenciales y protección de datos personales en México.

Conocimiento pertenece al mundo
Tweet about this on TwitterShare on FacebookShare on LinkedInShare on Google+Share on StumbleUponShare on TumblrShare on RedditPin on PinterestEmail this to someone